Snelstart handleiding 📝

Indien u gebruik wenst te maken van een bureautelefoon en/of draadloze telefoon, kunnen deze worden aangemaakt in het menu aan de linker kant onder 'Toestellen'.

Stap 1: klik rechts bovenaan het scherm op 'Toevoegen'

Stap 2: Kies het merk toestel. Indien het merk hier niet tussen staat, klik dan op 'Overige'

Stap 3: Indien het merk van je toestel in het lijstje staat, klik je onderaan op 'Provisionen' en voeg je

het MAC adres van het toestel toe.

Stap 4: Klik op volgende stap

Stap 5: Geef het toestel een herkenbare naam; bijvoorbeeld Receptie of de naam van de

medewerker.

Stap 6: Koppel het toestel aan de gebruiker; selecteer hier de in de vorige stap aangemaakte

gebruiker.

Stap 7: Indien je 'Provisioning' hebt gebruikt in stap 3, klik je op opslaan en geef je het toestel een reset. Indien je voor 'Overige' hebt gekozen in stap 2, dan zie je nu de SIP-gegevens om het toestel in te stellen.

Indien je telefoon is ingesteld met 'Provisioning', dan kun je voor veel toestellen alle knoppen instellen en bewerken. Dit doe je als volgt:

Stap 1: Klik achter de regel van het toestel op het bewerken icoontje.

Stap 2: Klik vervolgens op 'Wijzig toestel voorkeuren'

Stap 3: Klik op de knop welke je wenst in te stellen of wijzigen

Stap 4: Je hebt nu de volgende opties om de knop in te stellen:

• Lijnnummer; dit kun je gebruiken als je meerdere SIP accounts hebt op je toestel
• Beschikbaarheid Indicatie; hiermee kun je zien of een collega in gesprek of beschikbaar is
• Belplan omleiding; als je een omleiding in je belplan hebt staan, kun je deze eenvoudig bedienen vanaf je telefoon
• Snelkeuze; hier kun je bijvoorbeeld een veel gebeld telefoonnummer in opslaan. Bijvoorbeeld het mobiele nummer van een collega
  

Nu alle gebruikers en toestellen zijn aangemaakt, kunnen we de inkomende belroute gaan instellen. Onder Belplannen kunnen we gaan instellen hoe je bereikbaar wilt zijn en op welke tijden. Ga in het linkermenu naar 'Belplan'. Kies vervolgens rechtsboven op 'Toevoegen' om een nieuw Belplan aan te maken.

Nieuw belplan aanmaken

Vul nu de volgende velden in:

• Naam van de belroute; hier kun je een herkenbare naam invoeren
• Selecteer een kleur; kleuren zijn enkel visueel om bijvoorbeeld meerdere vestigingen te groeperen op kleur.
• Intern nummer; dit interne nummer is verplicht en hiermee kunnen gebruikers ook intern naar het belplan bellen.
• Extern nummer; selecteer hier je telefoonnummer. Door het telefoonnummer te koppelen wordt het telefoonnummer bereikbaar.
• Afbeelding; eventueel kun je een afbeelding uploaden. De afbeelding is dan zichtbaar in het overzicht van alle belplannen.

Beschikbare Apps in het belplan

	Belgroep Door gebruik te maken van een belgroep kun je meerdere telefoons gelijktijdig laten rinkelen of één-voor-één.
	Doorverbinden Hiermee kun je eenvoudig je telefoonnummer doorschakelen naar een ander (mobiel) telefoonnummer of collega.
	Wachtrij Heeft u veel inkomende bellers? Met een wachtrij kunt u ze allemaal beantwoorden. Bellers horen in tussentijd wachtmuziek of wachttoon.
	Voorwaarde Hiermee kun je filteren op telefoonnummers. Bijvoorbeeld dat anonieme bellers de voicemail krijgen.
	Omleiding Een omleiding kan bediend worden met de app of vanaf een telefoon. Hiermee kun je bijvoorbeeld een doorschakeling activeren.
	Tijdsconditie Hiermee zorg je ervoor dat je telefoonnummer bereikbaar is wanneer je geopend bent en kun je ook vakanties instellen.
	Webhook De Webhook-app stelt je in staat om gespreksdata tijdens een inkomend gesprek op je eigen server te ontvangen.
	Fax naar Email Indien je een faxnummer hebt, sleep je de Fax app in je belplan. Nu zullen binnenkomende faxen verzonden worden naar je email.
	Keuzemenu Laat bellers een keuze maken wanneer ze bellen. Zo komen bellers direct bij de juiste afdeling binnen.
	Voicemailbox Met de voicemailbox kunnen bellers een voicemail inspreken.
	Meldtekst Met een meldtekst kunt u bijvoorbeeld een welkomstboodschap afspelen.
	Emailadres Door het instellen van een emailadres, ontvangt u bij ieder inkomend gesprek een email met het telefoonnummer van de beller.
	Prefix Hiermee kunt u een naam meesturen naar uw telefoons.
	Hang op Hiermee beëindigd u het gesprek

Het is mogelijk om één of meer bedrijfs voicemails aan te maken. Per voicemail kunt u één of meerdere medewerkers toegang geven tot het afluisteren van voicemails en/of het ontvangen van ingesproken berichten per e-mail.

Nieuwe Voicemailbox aanmaken

In het Company panel klikt u in het linkermenu op 'Belplan' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op 'Voicemails'. Om een nieuwe voicemailbox aan te maken, klikt u bovenaan op 'Toevoegen'. Er verschijnt nu een pop-up met de volgende velden:

• Naam: vul hier een herkenbare naam in.
• Mailbox nummer: vul hier een 4 tot 10 cijferig nummer in. Deze heeft u nodig om de voicemail te bellen.
• Pincode: indien gewenst kunt u de voicemailbox beveiligen met een pin code. Deze code heeft u nodig om de voicemails af  te luisteren of een nieuwe boodschap in te spreken.
• Bewaartermijn: sleep hier de regelaar naar het gewenste aantal dagen dat de voicemails op de telefooncentrale bewaard dienen te blijven.
• Welkomstboodschap: hier kunt u een welkomstboodschap uploaden. Standaard staat er al een boodschap ingesteld. Indien gewenst kunt u na het aanmaken van de voicemailbox met uw telefoon een boodschap inspreken.
• Extra E-mail: voor iedere ontvangen voicemail sturen wij een notificatie naar dit adres. Dit veld is optioneel en als toevoeging op de gebruikerspermissies die u verderop vindt.
• Permissies: hier kunt u alle gebruikers selecteren die toegang dient te hebben tot deze voicemailbox. Er kunnen twee vinkjes per gebruiker worden gezet:
  • Beheren: het kunnen wijzigen van de voicemailboodschap.
  • Email notificatie: het ontvangen van de voicemailboodschap per email.

Wijzigen welkomstboodschap via Company panel

Indien u een mp3 bestand heeft met uw welkomstboodschap, kunt u deze instellen via de telefooncentrale. Log hiervoor in en ga in het menu naar 'Belplannen'. Selecteer nu in het menu bovenaan de pagina 'Voicemails'.

Stap 1: klik nu op de voicemailbox waarvoor u de welkomstboodschap wenst aan te passen

Stap 2: in de instellingen van de voicemailbox ziet u 'Kies een welkomstboodschap'

Stap 3: klik op het tandwiel icoontje en uw bibliotheek wordt geopend.

Stap 4: klik bovenaan op 'Uploaden' en selecteer het bestand op uw computer om deze te uploaden.

Stap 5: nadat het bestand is geupload, selecteert u deze in het overzicht en sla vervolgens

de voicemailbox op.

Wijzigen welkomstboodschap via uw telefoon

Het is ook mogelijk om een nieuwe welkomstboodschap in te spreken via uw vaste telefoon. Zorg er wel voor dat u gemachtigd bent in de Voicemailbox om deze te beheren. U kunt uw welkomstboodschap als volgt telefonisch inspreken:

Stap 1: bel met uw vaste telefoon naar 1233 gevolgd door uw voicemail

identificatienummer

Stap 2: in het voicemail menu kiest u optie 7 en volg de instructies.

Met de digitale fax kunt u faxen versturen en ontvangen zonder faxapparaat. Binnenkomende faxen komen binnen PDF in uw email of zijn te downloaden in het UC panel. Uitgaand faxen is ook mogelijk via het UC panel door een document te uploaden.

Faxbox aanmaken

In het Company panel klikt u in het linkermenu op 'Belplan' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op 'Fax'. Om een nieuwe faxbox aan te maken, klikt u bovenaan op 'Toevoegen'. Er verschijnt nu een pop-up met de volgende velden:

• Naam: vul hier een herkenbare naam in
• Nummerweergave: selecteer hier uw faxnummer
• Bewaartermijn: geef aan hoe lang binnenkomende faxen op de centrale bewaart blijven
• Extra e-mailadres: hier kunt u een emailadres opgeven waar de faxen als PDF per email naar verzonden worden
• Permissies: hier kunt u alle gebruikers selecteren die toegang dient te hebben tot deze faxbox. Er kunnen een aantal vinkjes per gebruiker worden gezet:
  • Versturen; mag de gebruiker faxen verzenden?
  • Lezen; mag de gebruiker faxen lezen?
  • Verwijderen; mag de gebruiker faxen verwijderen?
  • Email Notificatie; ontvangt de gebruiker een eigen notificatie bij binnenkomende faxen?

Met de module Openingstijden kunt u uw standaard openingstijden instellen wanneer u bereikbaar bent. Tevens kunt u hier uw vakanties en feestdagen aanmaken. De openingstijden kunt u na het aanmaken gebruiken in uw belplan.

Openingstijden aanmaken

In het Company panel klikt u in het linkermenu op 'Belplan' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op Tijd condities. Om een nieuwe tijd conditie aan te maken, klikt u bovenaan op 'Toevoegen'. Er verschijnt nu een pop-up met de volgende opties:

• Periode: gebruik deze optie als u voor een aaneengesloten periode wilt instellen
• Datum: gebruik deze optie als u specifieke data wilt selecteren
• Weekdagen: gebruik deze optie om uw openingstijden in te stellen

Periode instellen

Selecteer in de pop-up Periode en de volgende velden worden beschikbaar om in te stellen:

• Naam: vul hier een herkenbare naam in
• Omschrijving: vul hier een beschrijving in

Onderaan kunt u de startdatum en einddatum selecteren. Daaronder heeft u de mogelijkheid om specifieke tijden op de geselecteerde data in te geven.  Vul hier niks in indien dit voor de gehele dag geldt.

Datum instellen

Selecteer in de pop-up Datum en een kalender verschijnt om alle data te selecteren. Aan de rechterkant kunt u eventueel een jaar selecteren. Indien u geen jaar selecteert, komen de geselecteerde data ieder jaar terug.

Onderaan kunt u de starttijd en eindtijd ingeven. Indien u geen tijd ingeeft, geldt dat de tijd conditie de hele dag actief is.

Weekdagen instellen

Selecteer in de pop-up Weekdagen en u kunt nu de dagen aanvinken wanneer u bereikbaar wilt zijn.

Onderaan kunt u de starttijd en eindtijd ingeven. Indien u geen tijd ingeeft, geldt dat de tijd conditie de gehele dag actief is.

Heeft u veel gelijktijdige inkomende gesprekken en wilt u deze allemaal beantwoorden? Kies dan voor een wachtrij. Met een wachtrij horen bellers wachtmuziek tot een medewerker vrij is om de oproep te beantwoorden.

Wachtrij aanmaken

In het Company panel klikt u in het linkermenu op 'Belplan' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op Wachtrijen. Om een nieuwe wachtrij aan te maken, klikt u bovenaan op 'Toevoegen'. Er verschijnt nu een pop-up met de volgende velden:

• Naam: geef een herkenbare naam
• Maximum aantal wachtende bellers: hoeveel bellers kunnen gelijktijdig in de wacht staan?
• Prioriteitsniveau time-out: de maximum tijd waarop we een beller proberen te verbinden met een agent in het huidige niveau voordat we verdergaan naar het volgende niveau. "Uit" betekent dat de beller alleen naar het volgende niveau gaat als alle agenten in het huidige niveau zijn geprobeerd. Bij de instellen voor de agent kan de prioriteit worden ingesteld.
• Prioriteitsniveau modus:
  • Opeenvolgend: eerst rinkelen de agenten uit prio 1, daarna prio 2 en vervolgens prio
  • Geheugen: Eerst rinkelen de agenten uit prio 1, daarna prio 1 én 2 en vervolgens prio 1, 2 en 3.
• Maximum wachttijd beller: hoe lang mag een beller in de wachtrij staan
• Gespreksafhandeling:
  • Minst recentelijk beantwoord: de agent die het langst vrij is, ontvangt het eerstvolgende gesprek.
  • Tegelijk: alle agenten rinkelen tegelijk.
  • Willekeurig: Alle agenten rinkelen 1-voor-1 in een willekeurige volgorde.
• Bel een agent: hoe lang rinkelt het toestel van een agent?
• Wrap-up tijd: hoe lang heeft de agent nodig na afloop van een gesprek alvorens zij een nieuw gesprek ontvangt?
• Welkomstboodschap: zodra bellers in de wachtrij komen, is het mogelijk om een audiobestand af te spelen.
• Periodieke boodschap: het is mogelijk om een tussentijdse boodschap in te stellen
• Positie Aankondiging: deze kunt u aanzetten. Bellers horen dan hoeveel wachtenden er voor zijn.
• Tijd tussen boodschappen: de tijd tussen de periodieke boodschap en/of positie aankondiging.
• Agent selecteren: selecteer een agent uit het drop-down menu en klik op toevoegen
• Extern telefoonnummer: u kunt ook (mobiele) telefoonnummers als agent in de wachtrij toevoegen
• Agenten in de wachtrij: aan de rechterkant kunt u per agent de status instellen

In het Company panel klikt u in het linkermenu op 'Belplan' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op Keuzemenu. Om een nieuwe keuzemenu aan te maken, klikt u bovenaan op 'Toevoegen'. Er verschijnt nu een pop-up met de volgende velden:

• Naam: vul hier een herkenbare naam in
• Naam submenu: u kunt meerdere submenu's aanmaken, bijvoorbeeld voor taalkeuzes
• Time-out: aantal seconden dat de beller geen keuze heeft gemaakt om door te gaan

Klik vervolgens op Opslaan en een nieuwe pop-up verschijnt om het keuzemenu in te stellen. Aan de linkerkant staan alle beschikbare apps welke u op de verschillende plekken kunt zetten:

• Start: hier zet u een 'Geluid' in. Vervolgens kunt u het audiobestand uploaden waarin de keuzes voor de bellers wordt vermeldt.
• Ongeldig: wat moet er gebeuren als een beller een ongeldige keuze heeft gemaakt?
• Time-out: wat moet er gebeuren als een beller geen keuze heeft gemaakt?
• Opties: voor iedere optie in het keuzemenu kunt u de beschikbare apps aan de linkerkant in slepen.

In het menu aan de linkerkant in het company panel ziet u 'Rapporten' staan. Als u hierop klikt ziet u alle belregels van alle inkomende en uitgaande gesprekken. Bovenaan ziet de het meest recente gesprek. Er zijn een aantal kolommen opgenomen in de belregels:

• Van: het nummer dat gebeld heeft. Bij inkomende gesprekken ziet u het nummer van de beller en bij uitgaande gesprekken ziet u hier de naam van de gebruiker.
• Naar: het nummer waarnaar gebeld is. Bij inkomende gesprekken ziet u hier de naam van de gebruiker die het gesprek heeft ontvangen. Bij uitgaande gesprekken treft u hier het gebelde nummer aan.
• Gespreksduur hier ziet u hoe lang het gesprek heeft geduurd.
• Gebeld op: hier ziet u de datum en tijdstip waarop het gesprek gestart is of binnen is gekomen.
• Opgenomen: hier ziet u de datum en tijdstip waarop het gesprek is aangenomen. Indien het gesprek niet is aangenomen, ziet u hier in rood 'Niet beantwoord'
• Opgehangen: hier ziet u de datum en tijdstip waarop het gesprek is beëindigd.

Lezen van de rapporten

Bij een inkomend gesprek kunnen er meerdere regels gepresenteerd worden die bij één gesprek horen. Bijvoorbeeld een gesprek komt binnen op het telefoonnummer gevolgd door een belgroep waar 3 gebruikers tegelijk rinkelen en 1 gebruiker heeft dit gesprek beantwoord. De eerste regel bevat dat het nummer van de beller en het belplan waarop de beller gebeld heeft. Vervolgens ziet u 3 regels met als van nummer het belplan en het naar nummer de gebruiker. 2 gebruikers hebben het gesprek dan gemist en 1 gebruiker heeft het gesprek beantwoord.

Filteren

Bovenaan de pagina ziet u een gele knop met Filteren. Klik hierop om in de rapporten een bepaalde periode, belplan of gebruiker te selecteren. Na het selecteren ziet u onderaan de filters alle belregels die bij de gekozen selectie horen.

Exporteren

Indien u de gespreksregels wilt exporteren voor bijvoorbeeld het maken van een eigen rapportage, kunt u nadat u de gewenste filter heeft ingesteld op 'Exporteren' klikken. Binnen enkele ogenblikken wordt dan een CSV bestand gedownload welke u kunt openen in bijvoorbeeld Excel.

In het menu aan de bovenkant onder Rapporten, ziet u 'Gespreks statistieken'. Hier kunt u de statistieken bekijken per dag en per week. Indien u per dag selecteert, kunt u een specifieke datum selecteren. Nu ziet u in het overzicht op welke momenten van de dag het drukst is geweest en hoeveel gesprekken zijn beantwoord en gemist. U kunt ook een weekoverzicht maken zodat u per week kunt zien welke dag het drukst is geweest en hoeveel gesprekken beantwoord en gemist zijn.

In het menu 'Nummer Gebruik' ziet u een overzicht van alle telefoonnummers in uw omgeving. In het overzicht ziet u ook of en waar het telefoonnummer in gebruik is. Tevens ziet u hier sinds wanneer het telefoonnummer is toegewezen aan een belplan of SIP Trunk.

Indien u gebruik maakt van een wachtrij, kunt u de statistieken hiervan inzien. In het menu aan de linkerkant van het scherm klikt u op 'Rapporten' en vervolgens in het menu bovenaan de pagina op 'Wachtrij statistieken'.

Hier kunt u vervolgens de wachtrij selecteren waarvan u de statistieken wenst te zien, indien gewenst een specifieke agent selecteren en een tijdsperiode. Nadat u deze selectie heeft gemaakt, ziet u de statistieken in drie grafieken:

• Gespreksduur: hier ziet u de maximale-, minimale- en gemiddelde gespreksduur
• Aantal oproepen per agent: hier ziet u het aantal keer dat een gesprek is aangeboden bij een gebruiker:
  • Alle gesprekken
  • Aangenomen gesprekken
  • Gemiste gesprekken > deze betreft het aantal keren dat het toestel van een gebruiker heeft gerinkeld, maar de gebruiker het gesprek niet heeft aangenomen. Dit zijn dus geen unieke bellers.
• Wachttijd van beller: hier ziet u de maximale wachttijd, minimale wachttijd en de gemiddelde wachttijd over de geselecteerde periode.